Kommissionen bør anvende erfaringerne fra udviklingen af ​​Schengen Info System for at undgå lignende forsinkelser og overforbrug på fremtidige it-projekter, siger EU-Revisionsretten

En rapport offentliggjort i dag (19. maj) af Den Europæiske Revisionsret (ECA) fastslår, at Kommissionen leverede anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) over seks år senere end oprindeligt planlagt og otte gange det oprindelige budgetoverslag. Forsinkelserne og overforbruget opstod på grund af svagheder i Kommissionens forvaltning i en udfordrende regeringssammenhæng.Schengeninformationssystemet (SIS) bruges af grænsevagter, politi, toldmyndigheder, visum- og retsmyndigheder i hele Schengenområdet. Den indeholder oplysninger (advarsler) om personer, der kan have været involveret i en alvorlig kriminalitet eller måske ikke har ret til at rejse ind i eller opholde sig i EU. Den indeholder også advarsler om forsvundne personer og mistede eller stjålne ejendele, såsom pengesedler, køretøjer, skydevåben og identitetsdokumenter. Advarsler indlæses i systemet af nationale myndigheder "I 2001 pålagde EU-Rådet Kommissionen at udvikle en ny version af Schengen-informationssystemet," sagde Pietro Russo, medlem af Revisionsretten med ansvar for rapporten, "den oprindelige frist var imidlertid urealistisk, og Kommissionen gjorde det ikke. først allokere tilstrækkeligt personale med ekspertise til projektet. Derfor var Kommissionen først i stand til at forvalte hovedudviklingskontrakten effektivt fra 2009. Derudover trak Kommissionen ikke tilstrækkeligt på slutbrugeres erfaringer og systemkrav, der blev ændret under den første del af projektet." De oprindelige vejledende skøn over omkostningerne for EU-budgettet for det centrale system undervurderede markant den reelle størrelse af den nødvendige investering. De fulde omkostninger til SIS II beløb sig til 189 mio. EUR for det centrale system, hvortil skal lægges et skøn på over 330 mio. EUR for nationale systemer. Samtidig blev den største fordel, der oprindeligt forventedes af SIS II, mindre relevant med den vellykkede udvidelse af SIS 1 til nye medlemslande. I lyset af disse store ændringer i omkostningerne og forventede fordele påviste Kommissionen ikke, at SIS II fuldt ud gav den bedste værdi for pengene for organisationen. Kommissionen tog dog ved lære af sine erfaringer under den første del af projektet, hvilket gjorde det muligt for den at ændre sin tilgang i den afsluttende projektfase fra 2010 og levere SIS II i april 2013. Derudover har den allerede anvendt nogle erfaringer fra SIS II i at udarbejde andre store IT-projekter.

Den Europæiske Revisionsrets (ECA) særberetninger offentliggøres i løbet af året og præsenterer resultaterne af udvalgte revisioner af specifikke EU-budgetområder eller forvaltningsemner.

Denne særberetning (nr. 3/2014) med titlen Erfaringer fra Europa-Kommissionens udvikling af anden generation af Schengen-informationssystemet (SIS II), undersøgte, hvorfor Kommissionen leverede SIS II over seks år senere end planlagt og til en pris, der langt oversteg de oprindelige skøn. Det undersøgte også, om der var en robust business case for SIS II gennem hele projektet, som tog højde for større ændringer i omkostningerne og forventede fordele. Desuden vurderede EU-revisorerne, om Kommissionen havde lært og anvendt erfaringer fra sin forvaltning af projektet.

EU-revisorerne fandt, at forsinkelsen og overforbruget skyldtes mangler i Kommissionens forvaltning i en udfordrende regeringssammenhæng, især under den første del af projektet frem til 2009. På trods af store ændringer i omkostningerne og forventede fordele under projektet, gjorde Kommissionen det. ikke revurdere business casen for at påvise, at SIS II forblev en organisatorisk prioritet, som gav et højere investeringsafkast end andre muligheder. Der var ingen beslutning, baseret på en revurdering af omkostninger og fordele, om hvorvidt projektet skulle fortsætte eller stoppes. Kommissionen tog ved lære af sine erfaringer under den første del af projektet for at ændre sin tilgang i den afsluttende projektfase fra 2010 og for at levere SIS II i april 2013.

På grundlag af sine resultater anbefalede Revisionsretten, at Kommissionen, når den forvalter udviklingen af ​​store it-systemer, bør:

reklame

• Basere tidsplanen på en teknisk analyse af de opgaver, der skal udføres;
• sikre, at alle projekter er integreret i virksomhedernes it-styringsordninger og gøre fuld brug af intern ekspertise til at styre kontrahenternes arbejde effektivt;
• sikre, at der tages tilstrækkeligt hensyn til forretningsbehov og slutbrugernes synspunkter i beslutningstagningen;
• sikre godkendelsen af ​​business casen, før der går videre fra projektinitiering til projektplanlægning og dens gengodkendelse i tilfælde af større ændringer i projektomkostninger, forventede fordele, risici eller alternativer;
• sikre, at centrale projektbeslutninger dokumenteres i en beslutningslog, så de let kan spores;
• sikre, at der er effektiv global koordinering, når et projekt kræver udvikling af forskellige, men afhængige systemer af forskellige interessenter;
• udvikle store it-systemer ved hjælp af interoperable byggeklodser, som nemt kan genbruges for at forhindre, at de bliver låst fast til en enkelt entreprenør, og;
• videregive erfaringerne fra Rettens revision til generaldirektorater og EU-institutioner, agenturer og andre organer. Kommissionen bør vurdere, om de forventede fordele ved SIS II blev opnået.

Et kort videointerview med det ECA-medlem, der er ansvarlig for rapporten tilgængelig her.

Del denne artikel: